[覚書] 在外者のサイン(署名)の本人確認措置について

SK特許業務法人(以下、「SKIP」)で実務を行い、その覚書を記載します。オリジナルは、SKIPに置く予定です。

結論

令和4年(2022)1月移転登録申請書等には、「その他」の記載を設け、弁理士等による「譲渡人等の意思確認をした旨」の記載を追加しなければならなくなる。

在外者のサイン

押印の見直しが行された際に、押印の文化がない在外者(外国出願人)のサインについても、押印が不要になった書類は、サインも不要になりました。その見直しの際に、「押印を存続する手続き(偽造の被害が大きい手続き)の運用」として、押印/サインが必要な手続きも明確にされました。

押印に関しては必要なときに印鑑証明書の提出が必要すれば良いので不正使用のチェックができますが、サイン(署名)にはそのような仕組みがありません。

サイン(署名)の本人確認措置

そこで外国出願人による証明書類へのサインについては、本人確認ができる措置を求める運用変更が令和4年1月1日から行われます。詳しくは、ここを参照ください。

今回の処置は、「押印は印鑑証明で証明できるけど、サイン(署名)は偽造されてもわからないでしょ? だからサインに関してはより厳密に規定するよ!」ということだと思います。

証明の方法について

(1) 弁理士等による「譲渡人等の意思確認をした旨」の記載
(2) 公証による証明
(3) 署名証明書の提出
(4) 譲渡人本人が特許庁に来訪した際に本人確認ができた場合(パスポート等)

(3),(4)は、手続者の負担が大きいと特許庁の紹介ページでも記載されているので現実的ではありません。(2)に関しては、今までもできた手法なので、特に変更はないものと思われます。従って、(1)について記載しておきます。

[その他]として「譲渡人等の意思確認をした旨」を記載

特許庁のホームぺージで紹介されているのですが、令和4年1月1日からは、移転登録申請書等を記載するときは、在外者から譲渡証書をもらう際に、署名に係る意思確認について、弁理士等がきちんと調べて、その調べた結果を意思確認として、移転登録申請書等に記載しなければならなくなります。直接、在外者の意思確認ができない場合は、現地代理人等を通じて間接的にでも意思確認を取らなければならないということになります。その意思確認をとったということをメールか何かで残す必要もあると思います。

押印のような公に真正性を検証できるものの代わりに、代理人が可能な限り確認を行って責任を負うものだと思われます。なので少し手間がかかるようになります。

特許庁のホームぺージより

記載方法

上の図の例にもあるように特許庁のホームページから引用すると「承継人代理人特許業務法人□□□□弁理士○○ ○○が(現地代理人×××を通じて)……に係る意思確認をした」となります。

まとめ

在外者のサイン書類について、令和4年1月1日から意思確認をするという手間が増えてしまいます。しかし、押印/サインをなくす一環として「押印を存続する手続き」が明確化され、それに伴いサインの真正性の確保も重要になったものなので、対応していくしかないと思います。がんばって令和4年1月1日から対応していきましょう。

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